Archiversum will, dass Information langfristig genutzt werden kann.
Wir bauen Wissen auf. Informationen sind ein flüchtiges Gut, sie werden benutzt und gehen dann schnell wieder verloren. Es bleibt unklar wer welches Wissen hat und was wir morgen noch benötigen. Unsere Strukturen schaffen gelebtes Knowhow, das gepflegt und aufgebaut wird.
Nur wer Daten löschen kann, beherrscht sie
Wir wissen, wer´s weiß. Die gesuchten Informationen stecken in Dokumenten oder Datenbanken. Vieles lässt sich aber aus der Erinnerung oder mit einer Volltextsuche nicht finden. Dabei muss aber nicht jeder alles wissen. Wir sichern, dass es ausgebildete Spezialisten gibt, die wissen, wo relevantes Wissen gefunden werden kann.
Wir sichern vor Verlusten. In vielen Organisationen geht wertvolle Information und das Wissen darum verloren. Die Folgen sind langwierige Suchaktionen und das kostenintensive Wiedererzeugen von verlorener Information. Wir sichern, dass relevante Dokumente erkannt werden, gespeichert bleiben und wieder gefunden werden können.
Wir schaffen Langfristigkeit. Die langfristige Sicherung kann nicht alleine durch versperrte Räume oder große Serverinfrastruktur garantiert werden. Die Organisation muss es ständig leben und als Teil der Unternehmenskultur akzeptieren. Wir schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für die langfristige Erinnerung.
Wir wissen, wann es Zeit ist. Viele Dokumente und Daten werden gespeichert und dann nie wieder benutzt. Das Löschen und Vernichten ist kein integraler Bestandteil des Dokumenten Life-Cycle. Das führt dazu, dass viel zu viel auf zu lange Zeit aufbewahrt wird und so wertvolle Ressourcen verschlingt. Wir sorgen für ein Fristenmanagement, dass Daten und Dokumente gezielt und nachweisbar zur Vernichtung frei gibt.
Wir dürfen es benutzen. Niemand weiß, wer morgen die Dokumente von gestern und heute benutzen wird. Abteilungs- oder personenbezogene Zugriffsberechtigungen greifen langfristig nicht. Wir sichern auch die Benutzung langfristig mit einer Nutzungsordnung ab.