Das Archiv als Garant für Rechtssicherheit und Tradition.
Gemeinsam mit dem ASVÖ-Wien veranstaltet Archiversum einen Informationsabend zum Thema Vereinsarchiv.
Die Veranstaltung richtet sich an Personen, die Vereinsarchive oder auch andere kleine Archive betreuen. Es werden praktische Tipps vermittelt, wie man ohne große organisatorische Strukturen beziehungsweise nur mit ehrenamtlicher Tätigkeit die wichtigen Dokumente ordnen und auf Dauer sichern kann.
Zielgruppe: Personen, die bereits ein Vereinsarchiv betreuen oder aufbauen wollen; Funktionäre von Vereinen und Verbänden ; Interessierte.
Der Besuch dieser Veranstaltung ist nicht an die Mitgliedschaft des ASVÖ Wien gebunden.
Termin: 25. März 2015, Uhrzeit: 18:00 -21:00 Uhr
Ort: Haus des Sports, Prinz-Eugen-Straße 12, 1040 Wien
Anmeldung und Fragen: Bis spätestens 17. März 2015 an Mag. Stephen Biwald – stephen.biwald@archiversum.com
Die Teilnahme an der Veranstaltung ist kostenfrei!
Thema der Veranstaltung:
Unterlagen werden im Vereinsleben, wenn überhaupt, meist sehr unstrukturiert aufbewahrt. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Verträge, Protokolle, Zeitungen, Berichte, Fotos, Inhalte von Homepages, Baupläne und auch digitale Daten (E-Mail, Fotos, gescannte Dokumente). Oft wird erst zu spät im konkreten Anlassfall erkannt, dass man kein Archiv hat oder nur über eine schlecht geführte Unterlagenablage verfügt. Dann kann es aber für den Verein schwerwiegende Folgen haben. Die Bandbreite der Anlassfälle geht hier von der Festschrift anlässlich des Vereinsjubiläums bis hin zu Rechtsstreitigkeiten mit hohem finanziellen Einsatz (z.B. Verträge zu Grundstücken, Personal, Material, Sponsoring, etc…).
Anhand konkreter Beispiele aus dem täglichen Vereinsleben werden Lösungsvorschläge präsentiert:
- Das Vereinshaus soll renoviert werden. Wo sind die Baupläne?
- Der Verein feiert sein 50 jähriges Bestehen. Gibt es Unterlagen von der Gründung? Haben sich Fotos erhalten und wenn ja, wer ist da wer auf diesem Bild?
- Der Pachtvertrag für das Vereinsgelände läuft nach 50 Jahren ab. Für die Verhandlungen mit dem Eigentümer wird dieser verzweifelt gesucht. Wo könnte er stecken?
Folgende Themenschwerpunkte werden dabei behandelt:
- Kurze Einleitung in die Welt des Archivierens
- Archivieren und Vernichten – Kein Widerspruch, sondern 2 Seiten einer Medaille!
- Das Finden von teils Jahrzehnte alten Informationen und Daten – Struktur ist alles!
- Das Umgehen mit digitalen Unterlagen (E-Mails, Fotos, gescannte Dokumente,…) – Kampf der Datenflut!
- Wie kann ich mein Archiv schützen? – Gefahren gibt es viele!