Archiversum verbessert Ihr Dokumentenmanagement!
Wir dokumentieren richtig. Am Anfang stehen die Bedürfnisse der Nutzer, die Unterlagen erzeugen. Dokumentenablagen müssen auf die täglichen Anforderungen aller berechtigten Benutzer zugeschnitten sein. Wir beraten dahingehend, dass alle relevanten Unterlagen entstehen und wieder gefunden werden.
Wir schaffen Workflows. Information wird an verschiedenen Stellen erzeugt, verändert und benötigt. Records Management oder Schriftgutverwaltung sorgt dafür, dass Information störungsfrei und rasch auf vordefinierten Wegen die einzelnen Arbeitsstationen durchwandert. Wir analysieren diese Wege, die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer und der optimalen Werkzeuge dafür.
Archiversum unterstützt Sie, den Lebenszyklus Ihrer Unterlagen von der Entstehung bis zur Archivierung oder Vernichtung zu steuern.
Wir schaffen Übersicht. Den über Jahre gewachsenen Dokumentenablagen fehlt oft eine klare Struktur. Damit leidet für alle Nutzer die Übersichtlichkeit. Wir bringen mit einer pragmatischen Vorgangsweise eine einheitliche, leicht verständliche und stabile Struktur in ihre Ablagen.
Wir erleichtern Zusammenarbeit. Wertvolle und für viele Nutzer wichtige Information wird meistens verteilt aufbewahrt. Jeder Nutzer schafft seine eigene Ablage und ist darin für Aktualität und Vollständigkeit zuständig. Wir versuchen für jede Information den richtigen Platz zu finden, damit gemeinsame Ablagen, einheitliche Prozesse und ein vertrauenswürdiges System entstehen können.
Wir verstehen den Lebenszyklus. Die meisten Nutzer sehen die Daten oder Dokumente nur aus ihren Bedürfnissen bei der Erzeugung. Archiversum unterstützt Sie, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Unterlagen von der Entstehung bis zur Archivierung oder Vernichtung zu steuern. Die gemeinsam mit Ihnen erstellten Richtlinien sind dabei der Kompass auf dieser Wanderung.
Wir sichern es langfristig. Dokumente werden schnell und an vielen Orten gespeichert, damit man sie später wieder finden kann. Wenn benötigt fehlt oft das Wissen, wo und nach was man suchen sollte. Wir wissen, dass Langzeitarchivierung nur dort funktionieren kann, wo sie auch Vorteile für die aktuellen Nutzer hat.
Wir sorgen für ein Vergessen. Wir speichern schnell und vieles, meist ohne Reflexion ob und wie lange wir die Information benötigen. Später stehen wir vor so großen Datenmengen, dass eine Trennung von Wichtigen und Unwichtigen nicht mehr möglich ist. Dies erzeugt langfristig Aufwand, kostet Geld und nimmt den Blick fürs Wesentliche. Wir sorgen für Ordnung, Aufbewahrungsfristen und das Löschen von nicht mehr benötigter Information.
Wir liefern ab. Wichtig am Übergang von den Sachbearbeitern zum Archiv sind klare und einfach anzuwendende Kriterien welche Dokumente nach wie vielen Jahren abzuliefern sind. Dieser Übergang wird durch ein ein Übernahmeprotokoll bestätigt. Wir beraten, wie die Dokumente verlässlich von den Erzeugern zum Archiv kommen.